Functieomschrijving
Voor de Interstellar Management Board, bestaande uit de CEO, CFO en COO, zoeken wij een ervaren Executive Assistant. In deze uitdagende rol ben jij verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van onze executives en draag je direct bij aan hun productiviteit en succes.
Je beheert complexe agenda’s, coördineert communicatie en zorgt ervoor dat reizen en vergaderingen tot in de puntjes geregeld zijn. Je bent een organisatorisch talent, iemand die snel schakelt en altijd drie stappen vooruit denkt. Daarnaast ben je een betrouwbare gatekeeper en bouw je sterke relaties met interne en externe stakeholders. Of het nu gaat om het voorbereiden van presentaties, het beheren van vertrouwelijke informatie of het organiseren van belangrijke evenementen, jij zorgt ervoor dat alles perfect geregeld is.
Kernverantwoordelijkheden
- Agendabeheer: Efficiënt beheren en coördineren van de agenda's van de executives, waarbij je zorgt voor optimale tijdsbesteding.
- Reisarrangementen: Organiseren van complexe reizen, inclusief vluchten, accommodatie en vervoer.
- Communicatie: Afhandelen van communicatie zoals e-mails en telefoongesprekken, waarbij je prioriteiten stelt en reacties voorbereidt.
- Vergaderondersteuning: Voorbereiden van vergaderingen, inclusief agenda’s, presentaties en opvolging van actiepunten.
- Gatekeeping: Beheren van verzoeken en bezoekers, zodat de tijd van de executives optimaal benut wordt.
- Relatiemanagement: Onderhouden van relaties met belangrijke stakeholders, zowel intern als extern.
- Probleemoplossing: Proactief signaleren van uitdagingen en deze zelfstandig oplossen.
Interstellar – Imagine your career
Nu je weet wat we van jou als kandidaat verwachten, wil je natuurlijk ook weten waar je terecht komt als je bij Interstellar komt werken. Daar vertellen we je graag meer over.
Over Interstellar
Interstellar is een next level IT service provider. Een ambitieuze club met professionals die geen uitdaging uit de weg gaat. Dagelijks opereren onze medewerkers vanuit verschillende locaties in heel Nederland om klanten te voorzien van advies, relevante oplossingen en IT-beheer. Door te werken met duurzame IT-oplossingen dragen we niet alleen bij aan een goede oplossing voor onze klanten, maar ook aan een betere planeet voor de volgende generatie!
Wat bieden wij
Naast het hebben van leuke collega’s, begrijpen we dat er nog meer dingen heel belangrijk zijn. Om ervoor te zorgen dat jij je werk zo goed mogelijk kunt doen, krijg je van ons:
- Een salaris gebaseerd op jouw kennis en ervaring
- Een laptop
- Vrije dagen > 25 op basis van 40 uur
- Een contract voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast contract
- Gratis lunch en altijd vers fruit op al onze locaties
- Een informele werksfeer, waarbij je zelf de verantwoordelijkheid voor de indeling van je werkdag draagt
- Een groots zomer- en kerstfeest waar collega’s vanuit het hele land bij elkaar komen
- Mogelijkheid tot deelname aan verschillende sportevenementen
Sollicitatieproces
Zie jij jezelf aan de slag gaan op één van onze locaties en help jij onze klanten ervoor te zorgen dat IT echt om hén draait? Stuur ons dan je CV en motivatiebrief via de knop ''Solliciteren''. Zien wij dezelfde match, dan plannen we in eerste instantie binnen 2 dagen een telefonische intake met je in, waarna een gesprek met een recruiter op locatie volgt.
Vereisten
- Minimaal 5 jaar ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol op C-level.
- Uitstekende organisatorische en time-management vaardigheden, met oog voor detail.
- Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
- Proactief in probleemoplossing en besluitvorming, met een hoge mate van zelfstandigheid.
- Diskreet en betrouwbaar, je kunt omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Ervaring met Microsoft Office tools zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en Planner.
- Flexibiliteit in reistijden. Het betreft een hybride functie waarbij je vanuit huis en op onze vestigingen in onder andere Delft, Amersfoort en Enschede zult werken.
- Leusden
of
Helemaal klaar!
Je sollicitatie is succesvol ingediend!