Administratief Medewerker Tenderdesk

Ben jij de spin in het web die het overzicht bewaart en op zoek is naar een uitdagende administratieve functie? Als Administratief Medewerker Tenderdesk speel je een onmisbare rol in ons team, dat zich richt op het succesvol binnenhalen van Europese aanbestedingen en RFP's voor diverse organisaties binnen de Interstellar Group. Voordat een potentiële opdracht op de Tenderdesk komt, heb jij al een belangrijke bijdrage geleverd door de opdracht te signaleren, deze onder de aandacht te brengen en administratief te verwerken. Zodra we besluiten om in te schrijven, ondersteun jij de Tender Coördinator om samen als team te komen tot een winnende inschrijving en zorg je voor een efficiënt verloop van het project binnen onze totaalplanning.

Jouw rol als administratief medewerker tenderdesk

Je zorgt ervoor dat alle vergaderingen met collega's die betrokken zijn bij het invullen van de aanbestedingen, logisch en strategisch gepland worden. Met jouw uitstekende planningsvermogen en organisatorische vaardigheden zorg je ervoor dat de Tender Coördinator altijd een stap voor blijft op de deadlines en dat het proces soepel verloopt. Daarnaast werk je nauwkeurig en zorg je ervoor dat de formulieren die onderdeel zijn van de inschrijving correct worden uitgewerkt.

Op onze afdeling werken we aan meerdere opdrachten tegelijkertijd, wat betekent dat jij continu het overzicht moet bewaren. Je zorgt ervoor dat onze overzichten, zoals de status van lopende opdrachten, deadlines en vragenrondes, altijd up-to-date en voor iedereen toegankelijk zijn. Daarnaast ondersteun je bij het opstellen en voorbereiden van de in te leveren documenten, ontwikkel je rapportages en bewaak je de deadlines voor formele documenten die periodiek opnieuw moeten worden aangevraagd.

Jouw taken en verantwoordelijkheden:

• Spotten en administratief verwerken van nieuwe aanbestedingen en RFP's.
• Ondersteunen van de Tender Coördinator bij het inschrijfproces.
• Strategisch plannen van vergaderingen en coördineren met betrokken collega's.
• Actueel houden van overzichten van deadlines, opdrachten en vragenrondes.
• Voorbereiden en verwerken van inschrijvingsdocumenten en rapportages.
• Bewaken van deadlines voor formele documenten die periodiek moeten worden aangevraagd.

Interstellar – Imagine your career

Nu je weet wat we van jou als kandidaat verwachten, wil je natuurlijk ook weten waar je terecht komt als je bij Interstellar komt werken. Daar vertellen we je graag meer over.

Over Interstellar

Interstellar is een next level IT service provider. Een ambitieuze club met professionals die geen uitdaging uit de weg gaat. Dagelijks opereren onze medewerkers vanuit verschillende locaties in heel Nederland om klanten te voorzien van advies, relevante oplossingen en IT-beheer. Door te werken met duurzame IT-oplossingen dragen we niet alleen bij aan een goede oplossing voor onze klanten, maar ook aan een betere planeet voor de volgende generatie!

Wat bieden wij

Naast het hebben van leuke collega’s, begrijpen we dat er nog meer dingen heel belangrijk zijn. Om ervoor te zorgen dat jij je werk zo goed mogelijk kunt doen, krijg je van ons:

• Een salaris gebaseerd op jouw kennis en ervaring
• Een laptop
• Vrije dagen > 25 op basis van 40 uur
• Een contract voor bepaalde tijd, met uitzicht op een vast contract
• Gratis lunch en altijd vers fruit op al onze locaties
• Een informele werksfeer, waarbij je zelf de verantwoordelijkheid voor de indeling van je werkdag draagt
• Een groots zomer- en kerstfeest waar collega’s vanuit het hele land bij elkaar komen
• Mogelijkheid tot deelname aan verschillende sportevenementen

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, met enkele jaren ervaring in een soortgelijke administratieve functie.
• Sterk vermogen om vooruit te plannen en rekening te houden met deadlines en agenda’s.
• Je blijft kalm en nauwkeurig in drukke tijden.
• Flexibel en werkt goed samen met collega's voor het beste resultaat.
• Handig met Office 365 (Excel, Outlook, PowerPoint, Teams) en ervaring met Microsoft Dynamics CRM is een pre.
• Je hebt affiniteit met ICT en ervaring bij een ICT-dienstverlener is een pluspunt.
• Uitstekend in schriftelijke en mondelinge communicatie in het Nederlands.
• Je staat open voor ontwikkeling en groei, met de mogelijkheid door te groeien naar de functie van Tender Coördinator.